Koda sender tit enslydende mails til mange modtagere, fx til medlemmer, kunder eller samarbejdspartnere.
Vi har teknisk mulighed for at se, om modtagerne har åbnet mailen og klikket på links. Dette indebærer en indsamling og behandling af personoplysninger om modtagerne. Vi anvender dog kun oplysningerne til statistiske formål for at optimere vores kommunikation med vores omverden.
Berettigelsen af indsamlingen af denne statistik afhænger af, hvem der er modtagergruppen: Medlem, kunde eller samarbejdspartner:
Medlemmmer
Er du medlem, modtager du denne type mail, fordi den indeholder vigtig information til dig som medlem af Koda. Det kan være om Kodas medlemsdemokrati, om dine værker eller dine afregninger. Hvis du er nyt medlem kan det også være en mail, der gør dig opmærksom på, hvordan du skal anmelde værker. Denne information er en del af Kodas forpligtelser, når du har givet Koda ret til at forvalte dine rettigheder. Det er i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen, GDPR, artikel 6, stk. 1, b) og c), jf. lov om kollektiv forvaltning § 19, stk. 1, nr. 2 og §§ 15-16.
Kunder
Er du kunde, modtager du denne type mail, fordi den indeholder vigtig information til dig som kunde hos Koda, eller fordi du formentlig skal holde et arrangement, hvor du skal have få lov til at bruge musikken. Det får du lov til med en aftale med Koda – som også dækker Gramex, hvis du skal bruge allerede indspillet musik. Både Koda og Gramex er godkendt af Kulturministeriet efter Ophavsretsloven. Det er i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen, GDPR, artikel 6, stk. 1, e), jf. Ophavsretsloven § 75a.
Samarbejdspartnere
Er du samarbejdspartner, modtager du denne type mail som et led i Kodas kommunikations- og relations-arbejde. Vi har din mailadresse fra officielle kilder eller fra tidligere forretningsmæssig korrespondance. Det er i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen, GDPR, artikel 6, stk. 1, f) – en legitim interesse.
Koda videregiver ikke dine oplysninger til tredjepart, ud over til vores databehandler, som vi har en data-behandleraftale med.
Koda er dataansvarlig for håndtering af dine personoplysninger. Du har ret til at anmode Koda om indsigt i og berigtigelse eller sletning af data om dig, ret til begrænsning af og til at gøre indsigelse mod behandling og ret til at modtage et udtræk af dine data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Koda gemmer oplysninger om, hvilke nyheder du modtager inklusiv statistik over brugen af mailen i fem kalenderår fra udsendelsen af den enkelte mail. Herefter gemmes oplysningerne kun i anonymiseret form.
Du kan klage over Kodas behandling af dine data til Datatilsynet.
