Reklamationer og klager

Hvis du ønsker at klage over Kodas sagsbehandling anbefaler vi dig at læse følgende:

Hvem kan klage

Du kan kun klage, hvis du har en konkret interesse i sagen, såkaldt retlig interesse. Det er ikke nok, at du mener andres interesser er krænket.

Krav til klagen og klagefrist

Klagen skal være skriftlig og sendes til Koda enten pr. e-mail eller almindelig brevpost. Du skal angive et klagetema – f.eks. ”Manglende udbetaling ” eller ”Forkert rettighedsfordeling på værk”.

Klagen skal indsendes hurtigst muligt. Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Kvittering og sagsbehandling

Koda sender dig en kvittering for modtagelse af din klage, og den forventede sagsbehandlingstid vil fremgå af kvitteringen.

Klagetemaer

Koda behandler klager forskelligt efter hvad der klages over. Læs mere om de forskellige klagemuligheder nedenfor.

Kodas klagenævn

Hvis du som Koda-medlem er utilfreds med Kodas afgørelse på din klage, kan du benytte dig af Kodas klagenævn, hvis klagen omhandler et af tre følgende områder:

  • Afregning eller udbetaling
  • Registrering af et musikværk/sang
  • Afvisning af en til Koda anmeldt koncert.

Læs mere om Kodas klagenævn herunder.

Udbetaling

Oplever du, at der er fejl i din udbetaling, er det vigtigt, at du kontakter os hurtigst muligt.

Send en mail til medlem@koda.dk med så detaljerede oplysninger som muligt, så vi kan oprette en klagesag. Vi har brug for følgende oplysninger:

  • Musikværkets titel
  • Hvor musikken er blevet brugt (f.eks. på hvilken kanal eller spillested)
  • Hvornår musikken ca. er blevet brugt. (hvilken periode)

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Hvis du er utilfreds med Kodas afgørelse på din klage over din udbetaling, kan du klage til Kodas klagenævn.

 

Værkregistrering

Er du uenig i en værkregistrering, er det vigtigt, at du kontakter os hurtigst muligt. Send en mail til repertoire@koda.dk med så detaljerede oplysninger som muligt, så vi kan oprette en klagesag.

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Hvis du er utilfreds med Kodas afgørelse på din klage over en værksregistrering, kan du klage til Kodas klagenævn.

 

Afvisning af en koncertrapportering

Det fremgår af ’Mit Koda’, hvis en af dine rapporterede koncerter er blevet afvist f.eks. pga. mangelfuld angivelse af koncertarrangør.

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Hvis du er utilfreds med Kodas afgørelse på din klage over en afvist koncert, kan du klage til Kodas klagenævn.

Musikfaglig vurdering
Klage over Kodas musikfaglige konsulents afgørelser

Kodas musikfaglige konsulent træffer bl.a. afgørelse om tildeling af støttebeløb til subsidierede koncerter, om arrangementsandele på frie værker, og om musik-på-musik værker

Klager over afgørelser truffet af Kodas musikfaglige konsulent rettes til Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalg på medlem@koda.dk

Musikkonsulenten begrunder de trufne afgørelser, men deltager ikke i øvrigt i drøftelserne af klagesager.  Såfremt en klage vedrører et værk, som tidligere har været forelagt udvalget som tvivlsspørgsmål eller i forbindelse med udvalgets generelle drøftelse, skal dette oplyses for klageren ved klagesagens afgørelse. I så fald skal klageren endvidere vejledes om, at afgørelsen kan indbringes for Kodas bestyrelse.

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

 

Klage over Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs afgørelser

Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs afgørelser af klagesager kan indbringes for Kodas bestyrelse ved at sende en mail til sli@koda.dk

Fristen for at indbringe afgørelsen for Kodas bestyrelse er 1 måned fra modtagelsen af afgørelsen.

Såfremt et bestyrelsesmedlem tidligere har deltaget i Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs behandling af den pågældende sag, kan bestyrelsesmedlemmet ikke deltage i behandlingen i bestyrelsen. Tilsvarende kan heller ikke Kodas musikfaglige konsulent overvære drøftelser og afgørelsen af samme sag i hverken Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalg eller Kodas bestyrelse. I øvrigt gælder for bestyrelsesmedlemmerne de samme regler som for medlemmer af Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalg med hensyn til, at der ikke må eksistere personlig eller lignende interesse i sagens udfald.

Klager over Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs afgørelser overgives af Kodas administration til udvalget, som senest efter én måned fremlægger en skriftlig begrundelse for den trufne afgørelse.

Der gives herefter klageren yderligere mindst én måned til at kommentere begrundelsen, og på dette grundlag træffer bestyrelsen den endelige afgørelse, som alene kan indbringes for de almindelige domstole, og ikke til Kodas klagenævn.

Adfærdsklager

En adfærdsklage er en klage over en Koda-medarbejder eller -afdelings adfærd i forbindelse med behandling af en sag, f.eks. sagsbehandlingstid eller krænkende sprogbrug.

For at kunne behandle klagen har Koda brug for flg. oplysninger:

  • Afdelingens eller medarbejderens navn
  • Hvilken sag drejer klagen sig om?
  • Kort beskrivelse af sagen, herunder indholdet i klagen over afdelingen/medarbejderen

Klagen over en medarbejder skal sendes til medarbejderens chef. Klage over en afdeling skal sendes til afdelingens leder. Den ansvarlige chef træffer afgørelse i sagen, som ikke kan indbringes for Kodas klagenævn. Du kan finde en oversigt over Kodas medarbejdere og afdelinger her.

Eksklusion – klage over bortfald af medlemskab

Efter Kodas vedtægter kan Kodas bestyrelse beslutte at ekskludere et medlem, der

  • ikke overholder Kodas vedtægter
  • ved ukollegial eller illoyal optræden modarbejder Kodas virksomhed og interesser

Bestyrelsens beslutning kan ikke indbringes for Kodas klagenævn, men det ekskluderede medlem kan forlange bestyrelsens beslutning forelagt den førstkommende generalforsamling.

Anmodning om forelæggelse af eksklusionsbeslutningen for generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 1. marts i det år, hvor generalforsamlingen skal afholdes.

 

Klager til Kodas klagenævn

Læs her hvordan man kan klage over Koda til Kodas klagenævn.

Hvem kan benytte Kodas klagenævn?
Kun medlemmer af Koda har mulighed for at klage via klagenævnet. Det er det medlem, som sagen vedrører, der skal indsende klagen. Du kan altså ikke klage over forhold, som ikke vedrører dig selv.

Hvad koster det at klage?
Ved indgivelsen af klagen skal du betale et gebyr på 1.000 kr. Gebyret tilbagebetales, hvis din klage giver anledning til, at klagenævnet udtaler kritik af Koda eller giver Koda en henstilling.

Koda behandler først din klage, når du har indbetalt klagegebyret, og derfor fastsætter Koda en frist på ikke under 14 dage til at indbetale klagegebyret, før klagen kan behandles. Hvis du ikke betaler klagegebyret inden denne frist, anses klagen for bortfaldet.

Hvad kan du klage over?
Du kan klage til Kodas klagenævn, hvis du er utilfreds med Kodas behandling på et af følgende områder:

  • Afregning eller udbetaling
  • Registrering af et musikværk/sang
  • Afvisning af en til Koda anmeldt koncert.

Hvornår kan du klage?
Kodas klagenævn har kun kompetence til at behandle en klage, hvis Kodas sædvanlige klagesystem er udtømt, og Kodas afgørelse dermed er endelig. Når Kodas afgørelse er endelig, har du mulighed for at indgive din klage indtil tre måneder efter Kodas afgørelse. Indgiver du din klage efter denne frist, kan Klagenævnet ikke behandle din klage.

Hvordan klager du?
Du kan sende din klage til Koda til klage@koda.dk. Husk at sende klagen inden fristens udløb.

Hvis du ønsker at sende klagen med post, skal du sende den til Koda, Lautrupsgade 9, 2100 København Ø. Husk at beregne tid til at klagen kan nå at være kommet frem til Koda inden fristens udløb.

Koda videresender klagen til klagenævnet, såfremt klagefristerne er overholdt.

Hvad skal der stå i klagen?
Der er ingen særlige krav til hvad der skal stå i klagen, eller hvor lang den skal være. Der er heller ikke krav om, at du skal begrunde din klage. Det er dog en god idé, at du fortæller, hvad du er utilfreds med.

En klage skal meget gerne indeholde:

  • dit navn
  • dine kontaktoplysninger (adresse, telefonnummer og mailadresse)
  • dit Koda-nummer
  • en beskrivelse - så udførlig som muligt - af det konkrete forhold du klager over
  • materiale om sagen (du kan fx medsende kopier eller pdf-filer, du har om sagen)

Klagenævnet kan efterfølgende bede Koda om en skriftlig redegørelse for det sagsforhold, du klager over. Du får derefter mulighed for skriftligt at kommentere Kodas redegørelse, inden klagenævnet træffer afgørelse.

Hvad kan blive udfaldet af klagenævnets behandling af din klage?
Klagenævnet kan ikke ændre Kodas afgørelse, men skal bedømme, om Koda har handlet i overensstemmelse med de regler, der er fastsat for det pågældende område. Klagenævnet kan fremsætte kritik, afgive henstillinger samt i øvrigt komme med sin opfattelse af sagen.

Hvem er medlem af Kodas klagenævn?
Kodas klagenævn består af en formand, der skal være dommer og udpeges efter forhandling med Dommerforeningen, samt de tre kritiske revisorer, der er udnævnt af Kodas generalforsamling.

 Klagenævnet udgøres af:

  • Dommer Søren Holm Seerup
  • Kodas kritiske revisorer: Leif Ernstsen, Morten Olsen (autormedlemmer) og Finn Olafsson (forlagsmedlem).

Hvor kan du læse reglerne om Kodas klagenævn?
Reglerne om Kodas klagenævn findes i Kodas vedtægter og i klagenævnets forretningsorden. Forretningsordenen og den relevante bestemmelse i Kodas vedtægter findes her.

Se afgørelser fra Kodas klagenævn 

Generelle principper for behandlingen af klager

  • Klager og svar på klager skal være skriftlige
  • Svar på klager kan ikke påklages til højere instanser i Koda, med mindre det fremgår nedenfor
  • Klager behandles ikke af de personer, der har udført det, der klages over
  • Klager behandles fortroligt, på nær klager over eksklusion, der behandles af Kodas generalforsamling