Kodas persondatapolitik for medlemmer

Herunder kan du læse, hvordan Koda håndterer dine data, hvis du er medlem af Koda som komponist eller sangskriver.

Persondatareglerne kræver, at Koda oplyser dig om, at Koda er dataansvarlig for håndtering af dine medlemsdata. Koda håndterer data om dig for at leve op til medlemserklæringen, hvor du har givet Koda mandat til at varetage dine interesser som rettighedshaver til musik og dertil hørende tekst. Hvor intet andet er nævnt, er de nævnte data alle nødvendige for at Koda kan varetage dine interesser og både give dig den betaling du har krav på for brugen af din musik og dertil hørende tekst, og give dig mulighed for at udnytte dine rettigheder som medlem af foreningen Koda.

Kodas har ret til behandlingen af dine personoplysninger ifølge artikel 6, stk. 1, b) i persondataforordningen. 

Efter persondatareglerne har du ret til at anmode Koda om indsigt i og berigtigelse eller sletning af data om dig, ret til begrænsning af og til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet, dvs. ret til at få udleveret en ”pakke” med dine data, som du kan bruge til anden rettighedsforvaltning end i Koda. Hensynet til Kodas lovpligtige dokumentation af sin virksomhed og til optimal forvaltning af andres rettigheder kan dog begrænse din ret til sletning og begrænsning af behandling.

Du kan klage over Kodas behandling af dine data til Datatilsynet.

 

Koda håndterer fire typer data om dig:

 

1. Oplysninger om dig som medlem

Hvilke data:

  • Indmeldelsesdato, medlemsnummer og nummer i de Koda-lignende forvaltningsselskabernes internationale rettighedshaverregister ”IPI”
  • Navn, eventuelt pseudonym, eventuelt hemmeligt pseudonym og eventuelle navneændringer
  • Eventuelle rettighedskategorier eller territorier, hvor du har valgt ikke at være medlem af Koda
  • Cpr. nr., hvis du har et, og desuden bankoplysninger, hvis ikke du har NEM-konto
  • Adresse, e-mail, telefonnr., log-in til Mit Koda
  • Eventuel fuldmægtig, fx manager eller musikforlægger, du har bemyndiget til at være kontakt til Koda på dine vegne
  • Om du har givet samtykke til at modtage Kodas nyhedsbrev (dette er frivilligt, og samtykket kan altid trækkes tilbage)*
  • Om Kodas foreningsaktiviteter, fx generalforsamling, som vi har orienteret dig om
  • Om du efter Kodas vedtægter har stemmeret til generalforsamlingen
  • Eftersom ophavsretten gælder 70 år efter ophavsmandens død, vil vi også – til sin tid – gemme oplysninger om dit dødsår. Vi vil desuden gemme tilsvarende oplysninger som nævnt i denne liste om dine arvinger


Hvem deler Koda disse data med:

Dit medlemsnummer og IPI-nummer kan ses af:

  • Kodas forvaltningspartnere NCB og NMP
  • Andre Koda-lignende forvaltningsselskaber i CISACs systemer. Læs mere om CISAC
  • Dine medautorer

Dit navn, eventuelt hemmeligt pseudonym og eventuelle navneændringer, eventuelle rettighedskategorier eller territorier, hvor du har valgt ikke at være medlem af Koda, samt – til sin tid – dit dødsår kan ses af:

  • Kodas forvaltningspartnere NCB og NMP
  • Andre Koda-lignende forvaltningsselskaber

Dit cpr. nr. og bankoplysninger deles kun med SKAT og Kodas revision.


Hvor længe opbevarer Koda disse data:

  • Koda opbevarer disse data, så længe de har relevans for din ophavsret og dit medlemskab. I det omfang, dine data fremgår af værksanmeldelser, kan vi ikke påtage os at slette uaktuelle oplysninger om fx kontaktadresser eller kontaktpersoner.

 

2. Oplysninger om dine værker

Hvilke data:

  • Værker, hvor du er registreret som skabende rettighedshaver
  • Eventuelle øvrige skabende rettighedshavere (komponister, tekstforfattere, bearbejdere, arrangører)
  • Eventuelle musikforlag for dig og de øvrige skabende rettighedshavere
  • Jeres indbyrdes andele


Hvem deler Koda disse data med:

  • I forhold til de to første punkter under 'Hvilke data' herover gør Koda så vidt muligt offentligt tilgængelige, jf. ophavsretslovens § 3, og deler i hvert fald med andre rettighedshavere, de under punkt 3 nævnte producenter af audio- og audiovisuelle produktioner, brugere af musik (navnlig koncertarrangører, biografer, radio- og tv-stationer samt online-tjenester), de andre Koda-lignende forvaltningsselskaber over hele verden samt med musikovervågningstjenester
  • Alle oplysninger om dine værker indgår både i Kodas interne databaser og i de databaser, Koda deler med sine forvaltningspartnere, NCB og NMP, samt med andre Koda-lignende forvaltningsselskaber over hele verden – i kraft af Kodas aftaler om gensidig repræsentation med disse – til brug for deres afregninger til bl.a. Koda, som Koda kan videreafregne til bl.a. dig.


Hvor længe opbevarer Koda disse data:

  • Koda opbevarer disse data uden tidsbegrænsning, fordi de også er af betydning for optimal forvaltning af andres rettigheder**.

 

3. Oplysninger om brugen af dine værker

Hvilke data:

  • Anvendelsen i udgivne audio- og audiovisuelle produktioner, i det omfang oplysningerne kan bidrage til at gøre din afregning mere retvisende
  • Rapportering af brugen fra koncerter, biografer, radio- og tv-stationer samt online-tjenester
  • Opgørelser om brugen hos kunder i andre Koda-lignende forvaltningsselskaber og den tilhørende afregning, som Koda kan videreafregne til dig
  • Data fra musikovervågningstjenester om musikbrug på områder med utilstrækkelig rapportering
  • Førstegangsopførelser (”uropførelser”)


Hvem deler Koda disse data med:

  • I kontroløjemed deles data med producenterne af de angivne produktioner, brugerne og de andre Koda-lignende forvaltningsselskaber samt med musikovervågningstjenester, der leverer data over musikbrug til Koda
  • I test- og udviklingsøjemed kan enkelte dele af data deles med de nævnte for at sikre den bedste og mest omkostningseffektive kortlægning af musikbrugen


Hvor længe opbevarer Koda disse data:

  • Koda opbevarer disse data, så længe de har relevans for afregningen til dig og til andre rettighedshavere. Som udgangspunkt opbevares alle data i mindst fem år efter udløbet af kalenderåret. I visse tilfælde opbevares data længere tid, hvis data er længe undervejs, kontrollen er særligt tidskrævende, eller aftale om fordeling udestår. Data kan også opbevares i længere tid, hvis Koda skønner, at de kan få betydning for indgåelse af nye aftaler med musikbrugerne.

 

4. Oplysning om afregning for brugen af værker, herunder udbetalinger til dig

Hvilke data:

  • Størrelsen af beløb afregnet til dig
  • Eventuelle transporter og udlæg, der betyder at udbetaling ikke sker til dig


Hvem deler Koda disse data med:

  • SKAT, Kodas revision


Hvor længe opbevarer Koda disse data:

  • Som udgangspunkt opbevarer Koda disse data i mindst fem år efter udløbet af kalenderåret. Herefter vil du kunne bede om at få disse data slettet, men Koda opbevarer dem tidsubegrænset, fordi nogle medlemmer efterspørger data for deres ”livsindtægt”.

 

Databeskyttelsesforordningen (EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679) artikel 6, stk. 1, a) Samtykke

** Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, f) Legitim interesse