For at et værk kan blive færdigregistreret i Kodas værkdatabase og sendt videre ud i den internationale værkdatabase CIS-Net, skal følgende informationer være til stede:
- Alle rettighedshaveres navne
- Alle rettighedshaveres IPI nummer (ikke at forveksle med deres selskabs-medlemsnummer, som kun de selv og deres selskab kender)
- Rollefordeling
- Korrekte andele på alle rettighedshavere, det vil sige at værket skal være 100% fordelt.
Hvis et subforlagt værk registreres med fyldestgørende oplysninger, så kan værket som udgangspunkt færdigregistreres med det samme, uden manuel efterbehandling i Koda. Det forudsætter dog, at der ikke sker et match med et værk, der allerede er registreret i systemet.
Med fyldestgørende menes at de andele, som subforlaget selv kontrollerer og repræsenterer, skal være udfyldt. Et subforlag skal selvfølgelig også registrere originalforlaget, som der subforlægges på vegne af, og dennes andele. Resten af andelene på værket skal være fordelt ud på ophavspersonerne.
Et musikforlag må altså ikke foretage dokumentationen for andre forlag, der måtte have indgået aftale med nogle af de øvrige ophavspersoner. Det er derfor heller ikke en fordel at tilføje en “Unknown Publisher” til de rettighedshavere, som ikke har aftale med jeres forlag. En anden god grund til ikke at benytte en “Unknown Publisher” er, at NMP ikke kan fakturere for andele, der ikke er allokeret til en specifik rettighedshaver.
Der skal ikke indsendes kopi af forlagskontrakten mellem ophavsperson og forlag. Koda forholder sig udelukkende til de oplysninger, ophavspersonerne og forlagene giver og betragter værkregistreringerne som den gyldige dokumentation. I visse tilfælde er det nødvendigt for os, at forlaget udfylder og indsender en aftaleblanket, hvis særlige forhold gør sig gældende, fx for et helt subforlagt katalog.
