Reklamationer og klager

Hvis du ønsker at klage over Kodas sagsbehandling anbefaler vi dig at læse følgende:

Hvem kan klage

Du kan kun klage, hvis man har en konkret interesse i sagen, såkaldt retlig interesse. Det er ikke nok, at du mener andres interesser er krænket.

Krav til klagen og klagefrist

Klagen skal være skriftlig og sendes til Koda enten pr. e-mail eller almindelig brevpost. Du skal angive et klagetema – f.eks. ”Manglende udbetaling ” eller ”Forkert rettighedsfordeling på værk”.

Klagen skal indsendes hurtigst muligt. Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Kvittering og sagsbehandling

Koda sender dig en kvittering for modtagelse af din klage, og den forventede sagsbehandlingstid vil fremgå af kvitteringen.

Klagetemaer

Koda behandler klager forskelligt efter hvad der klages over. Læs mere om de forskellige klagemuligheder nedenfor


Udbetaling

Oplever du, at der er fejl i din udbetaling, er det vigtigt, at du kontakter os hurtigst muligt.

Send en mail til medlem@koda.dk med så detaljerede oplysninger som muligt, så vi kan oprette en klagesag. Vi har brug for følgende oplysninger:

  • Musikværkets titel
  • Hvor musikken er blevet brugt (f.eks. på hvilken kanal eller spillested)
  • Hvornår musikken ca. er blevet brugt. (hvilken periode)

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Værkregistrering

Er du uenig i en værkregistrering, er det vigtigt, at du kontakter os hurtigst muligt. Send en mail til repertoire@koda.dk med så detaljerede oplysninger som muligt, så vi kan oprette en klagesag.

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Afvisning af en koncertrapportering

Det fremgår af ’Mit Koda’, hvis en af dine rapporterede koncerter er blevet afvist f.eks. pga. mangelfuld angivelse af koncertarrangør.

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

Musikfaglig vurdering
1. Klage over Kodas musikfaglige konsulents afgørelser

Kodas musikfaglige konsulent træffer bl.a. afgørelse om tildeling af støttebeløb til subsidierede koncerter, om arrangementsandele på frie værker, og om musik-på-musik værker

Klager over afgørelser truffet af Kodas musikfaglige konsulent rettes til Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalg på medlem@koda.dk

Musikkonsulenten begrunder de trufne afgørelser, men deltager ikke i øvrigt i drøftelserne af klagesager.  Såfremt en klage vedrører et værk, som tidligere har været forelagt udvalget som tvivlsspørgsmål eller i forbindelse med udvalgets generelle drøftelse, skal dette oplyses for klageren ved klagesagens afgørelse. I så fald skal klageren endvidere vejledes om, at afgørelsen kan indbringes for Kodas bestyrelse.

Klagefristen er 36 måneder fra det forventede udbetalingstidspunkt.

 

2. Klage over Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs afgørelser

Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs afgørelser af klagesager kan indbringes for Kodas bestyrelse ved at sende en mail til lho@koda.dk

Fristen for at indbringe afgørelsen for Kodas bestyrelse er 1 måned fra modtagelsen af afgørelsen.

Såfremt et bestyrelsesmedlem tidligere har deltaget i Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs behandling af den pågældende sag, kan bestyrelsesmedlemmet ikke deltage i behandlingen i bestyrelsen. Tilsvarende kan heller ikke Kodas musikfaglige konsulent overvære drøftelser og afgørelsen af samme sag i hverken Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalg eller Kodas bestyrelse. I øvrigt gælder for bestyrelsesmedlemmerne de samme regler som for medlemmer af Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalg med hensyn til, at der ikke må eksistere personlig eller lignende interesse i sagens udfald.

Klager over Kodas Musikfaglige reference- og ansøgningsudvalgs afgørelser overgives af Kodas administration til udvalget, som senest efter én måned fremlægger en skriftlig begrundelse for den trufne afgørelse.

Der gives herefter klageren yderligere mindst én måned til at kommentere begrundelsen, og på dette grundlag træffer bestyrelsen den endelige afgørelse, som alene kan indbringes for de almindelige domstole.

Adfærdsklager

En adfærdsklage er en klage over en Koda-medarbejder eller -afdelings adfærd i forbindelse med behandling af en sag, f.eks. sagsbehandlingstid eller krænkende sprogbrug.

For at kunne behandle klagen har Koda brug for flg. oplysninger:

  • Afdelingens eller medarbejderens navn
  • Hvilken sag drejer klagen sig om?
  • Kort beskrivelse af sagen, herunder indholdet i klagen over afdelingen/medarbejderen

Klagen over en medarbejder skal sendes til medarbejderens chef. Klage over en afdeling skal sendes til afdelingens leder. Den ansvarlige chef træffer afgørelse i sagen. Du kan finde en oversigt over Kodas medarbejdere og afdelinger her.

Eksklusion – klage over bortfald af medlemskab

Efter Kodas vedtægter kan Kodas bestyrelse beslutte at ekskludere et medlem, der

  • ikke overholder Kodas vedtægter
  • ved ukollegial eller illoyal optræden modarbejder Kodas virksomhed og interesser

Det ekskluderede medlem kan forlange bestyrelsens beslutning forelagt den førstkommende generalforsamling.

Anmodning om forelæggelse af eksklusionsbeslutningen for generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 1. marts i det år, hvor generalforsamlingen skal afholdes.

 

Generelle principper for behandlingen af klager

  • Klager og svar på klager skal være skriftlige
  • Svar på klager kan ikke påklages til højere instanser i Koda, med mindre det fremgår nedenfor
  • Klager behandles ikke af de personer, der har udført det, der klages over
  • Klager behandles fortroligt, på nær klager over eksklusion, der behandles af Kodas generalforsamling