Vi skriver dette for at give dig som medlem, kontaktperson for et medlem (fx et musikforlag) eller fuldmagtshaver information om, hvordan Koda indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger om dig i forbindelse med Kodas generalforsamlinger. Koda er ansvarlig for, at dine personoplysninger behandles korrekt.
Indkaldelse og tilmelding til generalforsamling
Koda indkalder til Kodas generalforsamlinger på Kodas hjemmeside samt i mindst to landsdækkende dagblade med 14 dages frist, efter § 13, stk. 1, i Kodas vedtægter. Generalforsamlingen meddeles også som en servicemeddelelse til de medlemmer, der har tilmeldt sig Kodas nyhedsbrev, og som derfor er registreret i Kodas medlemsregister med mailadresse, sammen med oplysning om navn, e-mailadresse, og eventuel stemmeret. Oplysningerne om stemmeret, som tillige fremgår af Mit Koda, er baseret på, om du lever op til betingelserne i § 3 i Kodas vedtægter. Rettidig, forudgående tilmelding efter de nærmere regler i § 15 i Kodas vedtægter er en betingelse for udøvelse af stemmeretten, også hvis det sker gennem fuldmagtshaver. Tilmelding og indgivelse af fuldmagtsblanket rummer ligeledes ovennævnte personoplysninger om dig og eventuel fuldmagtshaver. Hvis du ved tilmelding har oplyst, at du ønsker at stemme digitalt, eventuelt via fjern-adgang, vil oplysninger om dit kodeord bliver oprettet og behandlet af Kodas leverandør af digitale afstemningsløsninger, for tiden Assembly Voting, med hvem Koda har en databehandleraftale.
Forslag, herunder forslag om opstilling til poster
Hvis du stiller forudgående forslag, herunder forslag om opstilling til poster som bestyrelsesmedlem eller revisor, indebærer det en yderligere behandling af personoplysninger om dig. Hvis du stiller op som kandidat, skal du efter § 7, stk. 3, i Kodas vedtægter afgive en erklæring til generalforsamlingen om alle interesser i Koda samt alle beløb modtaget fra Koda i det foregående regnskabsår, jf. lov om kollektiv forvaltning af ophavsret § 8, stk. 3 og § 9, stk. 3. Både forslag og erklæringer opbevares som nævnt under behandlingsformål og slettepolitik.
Selve generalforsamlingen: Deltagelse, fotografering, streaming, taleret og fremsættelse af spørgsmål
Hvis du vil møde frem til generalforsamlingen bliver du bedt om at dokumentere dit medlemskab. Hvis du opfylder betingelserne for at have stemmeret, får du udleveret digital stemmeenhed eller stemmesedler. Kodas generalforsamlinger live-streames over internettet, hvilket er nødvendigt for digital fjernafstemning, og i øvrigt er en service overfor alle medlemmer, der ikke har mulighed for af være tilstede fysisk. Desuden er der en fotograf til stede, som tager billeder til brug for Kodas omtale af generalforsamlingen. Generalforsamlingen indledes derfor med en information om, at der bliver taget både billeder og video, samt at man skal give sig til kende, hvis man ikke ønsker at optræde på billeder/film.
Uanset om man har sagt nej til at optræde på billeder, må man forvente at optræde på lydsiden af streaming-optagelsen, hvis man får ordet under generalforsamlingen eller bliver bedt om at markere sig som kandidat til en tillidspost. Denne indsamling og behandling af personoplysninger om dig er baseret på Kodas legitime interesse i at kunne identificere dig og dokumentere at generalforsamlingen er forløbet retmæssigt.
Se også nedenfor om referat af generalforsamlingen.
Afstemningsresultater
Hvis dirigenten vurderer, at det er uproblematisk at bedømme generalforsamlingens stillingtagen ud fra en uformel tilkendegivelse fra salen, kan dirigenten vælge dette. Men egentlige afstemninger på Kodas generalforsamlinger er anonyme. Oplysningerne i de digitale stemmeenheder, der kan identificere medlemmet bag stemmeafgivelsen, opbevares udelukkende af Kodas databehandler, for tiden Assembly Voting, og Koda har kun adgang til afstemningsresultaterne i anonymiseret form.
Referat af generalforsamlingen
Der udarbejdes referat af generalforsamlingen, som efterfølgende godkendes af dirigenten. I den forbindelse kan der ske behandling af dine personoplysninger, hvis du fx har fremsat forslag, opstillet til en tillidspost eller haft ordet på generalforsamlingen. Kravet om referat følger dels af Kodas vedtægter, dels af lov om kollektiv forvaltning, der stiller en række krav til indholdet af Kodas generalforsamling. Behandlingen sker således for at kunne opfylde et lovkrav.
Behandlingsformål og slettepolitik
Koda vil opbevare indkaldelse, dagsorden, forslag til behandling, navne på opstillede kandidater og erklæringer fra disse kandidater om Koda-interesser, jf. pkt. 2, tilmeldinger og udfyldte fuldmagtsblanketter, afgivelse af fuldmagt eller digital stemme, indtil det ikke længere er nødvendigt for Koda at opbevare oplysningerne med henblik på at kunne varetage Kodas og medlemmernes interesser, dog maximalt i en periode på 5 år, hvorefter de vil blive slettet. Kodas databehandler, for tiden Assembly Voting, opbevarer dog kun oplysninger i højst tre måneder efter generalforsamlingen. Formålet med Kodas opbevaring er at kunne dokumentere, at Kodas vedtægter og lov om kollektiv forvaltning er blevet overholdt på alle punkter vedrørende generalforsamlingen og dens beslutninger. Ved fremsættelse af forslag til optagelse på dagsordenen er det ikke muligt at frabede sig angivelse af navn i indkaldelsen eller i selve forslaget og heller ikke en eventuel angivelse heraf i referatet. Koda kan opbevare referatet af generalforsamling, indtil det ikke længere er nødvendigt for Koda at opbevare oplysningerne, med henblik på at kunne varetage Kodas og medlemmernes interesser, herunder med det formål at dokumentere forhandlingerne og beslutningerne truffet på generalforsamlingen. Dette medfører, at referater ikke slettes. Når referatet af generalforsamling er endeligt godkendt og påtegnet af generalforsamlingens dirigent, slettes fuldmagtserklæringer, stemmer afgivet fysisk eller digitalt samt erklæringer om Koda-interesser afgivet af kandidater, der ikke opnåede valg.
Dine rettigheder
Du kan få oplysninger om de personoplysninger, som Koda opbevarer og behandler om dig ved at kontakte Koda på [email protected], gerne mærket ”behandling af personoplysninger ifm. generalforsamlinger”. Du kan herudover altid gøre indsigelse mod Kodas behandling af dine personoplysninger samt anmode om rettelse eller sletning af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at få dine personoplysninger berigtiget, kan du kontakte Koda på ovenstående e-mailadresse. Hvis du ønsker at klage over Kodas behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Se Kodas privatlivspolitik på www.koda.dk for mere information om dine rettigheder i forbindelse med behandling af dine personoplysninger.
