Herunder kan du læse, hvordan Koda håndterer dine data, hvis du er medlem af Koda som et personligt ejet forlag.
Når et musikforlag er personligt ejet, er oplysningerne om musikforlaget personhenførbare. En oplysning er ”personhenførbar”, når den kan kobles til en bestemt person. Hvis du personligt ejer dit musikforlag, kræver persondatareglerne, at Koda oplyser dig om, at Koda er dataansvarlig for håndtering af dine med-lemsdata. Koda håndterer data om dig for at leve op til medlemserklæringen, hvor du har givet Koda mandat til at varetage dine interesser som rettighedshaver til musik og dertil hørende tekst. Hvor intet andet er nævnt, er de nævnte data alle nødvendige for at Koda kan varetage dine interesser og både give dig den betaling du har krav på for brugen af din musik og dertil hørende tekst, og give dig mulighed for at udnytte dine rettigheder som medlem af foreningen Koda.
Kodas har ret til behandlingen af dine personoplysninger ifølge artikel 6, stk. 1, b) i persondataforordningen.
Efter persondatareglerne har du ret til at anmode Koda om indsigt i og berigtigelse eller sletning af data om dig, ret til begrænsning af og til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet, dvs. ret til at få udleveret en ”pakke” med dine data, som du kan bruge til anden rettighedsforvaltning end i Koda. Hensynet til Kodas lovpligtige dokumentation af sin virksomhed og til optimal forvaltning af andres rettigheder kan dog begrænse din ret til sletning og begrænsning af behandling.
Du kan klage over Kodas behandling af dine data til Datatilsynet.
Koda håndterer fire typer data om dig:
1. Oplysninger om dig som medlem
Hvilke data:
- Indmeldelsesdato, medlemsnummer og nummer i de Koda-lignende forvaltningsselskaber-nes internationale rettighedshaverregister ”IPI”
- Navn, eventuelt pseudonym, eventuelt hemmeligt pseudonym og eventuelle navneændrin-ger
- Eventuelle rettighedskategorier eller territorier, hvor du har valgt ikke at være medlem af Ko-da
- Cpr.nr, hvis du har et, og desuden bankoplysninger, hvis ikke du har NEM-konto
- Adresse, e-mail, telefonnr., log-in til Mit Koda
- Eventuel fuldmægtig, fx manager eller musikforlægger, du har bemyndiget til at være kontakt til Koda på dine vegne
- Om du har givet samtykke til at modtage Kodas nyhedsbrev (dette er frivilligt, og samtykket kan altid trækkes tilbage)
- Om Kodas foreningsaktiviteter, fx generalforsamling, som vi har orienteret dig om
- Om du efter Kodas vedtægter har stemmeret til generalforsamlingen
- Eftersom ophavsretten gælder 70 år efter ophavspersonens død, vil vi også – til sin tid – gemme oplysninger om dit dødsår. Vi vil desuden gemme tilsvarende oplysninger som nævnt i denne liste om dine arvinger
Hvem deler Koda disse data med:
Dit medlemsnummer og IPI-nummer kan ses af:
- Kodas forvaltningspartnere NCB og NMP
- Andre Koda-lignende forvaltningsselskaber i CISACs systemer. Læs mere om CISAC her.
- Dine medrettighedshavere
Dit musikforlags navn og eventuelle navneændringer, eventuelle rettighedskategorier eller territorier, hvor du har valgt ikke at være medlem af Koda kan ses af:
- Kodas forvaltningspartnere NCB og NMP samt Polaris Nordic Hub (der laver multiterritoriale onlineaftaler med bl.a. YouTube på vegne af Koda, finske Teosto og norske TONO)
- Andre Koda-lignende forvaltningsselskaber
- Cpr.nr. og bankoplysninger deles kun med SKAT og Kodas revision.
Hvor længe opbevarer Koda disse data:
- Koda opbevarer disse data, så længe de har relevans for dine rettigheder og dit medlemskab. I det omfang, dine data fremgår af værksanmeldelser, kan vi ikke påtage os at slette uaktuelle oplysninger om fx kontaktadresser eller kontaktpersoner.
2. Oplysninger om de værker du har rettigheder til
Hvilke data:
- Værker, med evt. ISWC-nummer, hvor du er registreret som rettighedshaver samt dit IPI-nr.
- De skabende rettighedshavere (komponister, tekstforfattere, bearbejdere, arrangører)
- Eventuelle andre musikforlag for dig og de øvrige skabende rettighedshavere
- Jeres indbyrdes andele
Hvem deler Koda disse data med:
- I forhold til de to første punkter under 'Hvilke data' herovergør Koda så vidt muligt offentligt tilgængelige, jf. ophavsretslovens § 3, og deler i hvert fald med andre rettighedshavere, de under punkt 3 nævnte producenter af audio- og audiovisuel-le produktioner, brugere af musik (navnlig koncertarrangører, biografer, radio- og tv-stationer samt online-tjenester), de andre Koda-lignende forvaltningsselskaber over hele verden samt med musikovervågningstjenester
- Alle oplysninger om dine værker indgår både i Kodas interne databaser og i de databaser, Koda deler med sine forvaltningspartnere, NCB og NMP, Polaris Nordic Hub samt med andre Koda-lignende forvaltningsselskaber over hele verden – i kraft af Kodas aftaler om gensidig repræsentation med disse – til brug for deres afregninger til bl.a. Koda, som Koda kan videreafregne til bl.a. dig. Desuden indgår de i musikovervågningstjenesters databaser.
Hvor længe opbevarer Koda disse data:
- Koda opbevarer disse data uden tidsbegrænsning, fordi de også er af betydning for optimal forvaltning af andres rettigheder .
3. Oplysninger om brugen af de værker, du har rettigheder til
Hvilke data:
- Anvendelsen i udgivne audio- og audiovisuelle produktioner, i det omfang oplysningerne kan bidrage til at gøre din afregning mere retvisende
- Rapportering af brugen fra koncerter, biografer, radio- og tv-stationer samt online-tjenester
- Opgørelser om brugen hos kunder i andre Koda-lignende forvaltningsselskaber og den tilhørende afregning, som Koda kan videreafregne til dig
- Data fra musikovervågningstjenester om musikbrug på områder med utilstrækkelig rapporte-ring
- Førstegangsopførelser (”uropførelser”)
Hvem deler Koda disse data med:
- I kontroløjemed deles data med producenterne af de angivne produktioner, brugerne og de andre Koda-lignende forvaltningsselskaber, NMP, Polaris Nordic Hub samt med musikovervågningstjenester, der leverer data over musikbrug til Koda.
- I test- og udviklingsøjemed kan enkelte dele af data deles med de nævnte for at sikre den bedste og mest omkostningseffektive kortlægning af musikbrugen
Hvor længe opbevarer Koda disse data:
Koda opbevarer disse data, så længe de har relevans for afregningen til dig og til andre rettig-hedshavere. Som udgangspunkt opbevares alle data i mindst fem år efter udløbet af kalen-deråret. I visse tilfælde opbevares data længere tid, hvis data er længe undervejs, kontrollen er særligt tidskrævende, eller aftale om fordeling udestår. Data kan også opbevares i længere tid, hvis Koda skønner, at de kan få betydning for indgåelse af nye aftaler med musikbrugerne.
4. Oplysning om afregning for brugen af værker, herunder udbetalinger til dig
Hvilke data:
- Størrelsen af beløb afregnet til dig
- Eventuelle transporter og udlæg, der betyder at udbetaling ikke sker til dig
Hvem deler Koda disse data med:
- SKAT, NMP, Kodas revision
Hvor længe opbevarer Koda disse data:
- Som udgangspunkt opbevarer Koda disse data i mindst fem år efter udløbet af kalenderåret. Herefter vil du kunne bede om at få disse data slettet, men Koda opbevarer dem tidsube-grænset, fordi nogle medlemmer efterspørger data for deres ”livsindtægt”.
